プライバシーポリシー

1. 取得する情報

本サービスは、提供する機能に応じて次の情報を取得または処理します。

• Google アカウントの氏名、メールアドレス、プロフィール画像などのアカウント情報
• Google Meet の会議コード、会議名、開催日時などの会議情報
• 会議の字幕、発言内容、発言者名、言語、発言時刻などの文字起こし情報
• 録音機能を利用した場合の会議音声および録音に関する情報
• 本サービスが生成した要約、議事録、決定事項、グラフその他の分析結果
• 会議の発言・文脈から推定した商品カテゴリ、用途、希望条件などの関心情報
• ユーザーが許可した Google Calendar、Slack などの外部サービス上の情報
• Google、ChatGPT / Codex などのアクセス・リフレッシュ・IDトークン、アカウント識別情報、有効期限、セッション情報および連携設定
• IP アドレス、ユーザーエージェント、エラー情報など、運用・セキュリティに必要な技術情報
• AIの利用量・処理時間、同意した文書の版・日時・同意時のIPアドレス等および問い合わせ記録

会議情報には、ユーザー以外の参加者その他の方の個人情報が含まれる場合があります。

本拡張機能は Google Meet と本サービスの提供に必要なホスト上でのみ動作し、その他のウェブサイトの閲覧内容を収集する目的では使用しません。

2. 利用目的

• 会議字幕の取得、保存、表示および検索
• 会議内容の要約、整理、分析および議事録の生成
• 会議の文脈に応じたリサーチ、議事録のメール送信、カレンダー等の連携処理
• 会議内容から商品への関心やニーズを推定し、会議の文脈に応じた商品広告を選定・表示すること
• ユーザー認証、アカウント・同意の管理および外部サービスとの連携
• 本サービスの提供、保守、障害対応、不正利用防止およびセキュリティ確保
• 利用状況の分析による機能・処理性能の改善、問い合わせ・本人からの請求・紛争への対応および法令上の義務の履行

個人情報を販売したり、信用評価や与信の判断に利用したりすることはありません。対象を絞った広告、パーソナライズ広告、リターゲティング広告、興味関心に基づく広告のために Google ユーザーデータを使用することはありません。

当社は、Google Workspace API から取得した情報を、パーソナライズされていない AI モデルまたは機械学習モデルの開発、改善、学習に使用しません。当社自身が会議内容を汎用AIモデルの開発・学習・改善に使用することもありません。

3. Chrome 拡張機能の権限

本拡張機能は、Google Meet の会議タブを識別し、字幕取得処理を開始・終了するためにタブ情報を利用します。また、Google Meet 上で字幕を取得し、本サービスへ送信するため、Google Meet および本サービスのホストへのアクセス権限を使用します。

これらの権限は、本ポリシーに記載する会議の記録・整理および関連機能の提供に使用します。本拡張機能は外部から取得したコードを実行しません。

4. 外部サービスへの送信

会議内容および生成結果は当社のサーバに送信・保存されます。利用する機能に応じて、会議テキスト・発言者情報・文脈・質問等をOpenAIその他のAI提供者へ送信し、議事録本文・添付等をGmailへ送信します。ChatGPTリサーチでは、送信した内容がチャット・プロジェクト等として保存される場合があります。

広告選定では、会議から推定した商品への関心を表す検索用情報をGoogleのAIサービスへ送信します。Google Calendar、Slack等の連携には、実行に必要な情報・指示を送信します。各連携の認証には、必要な認証情報を使用します。

外部サービスでの保存、モデル改善への利用、人による確認等は、提供者の条件、契約プラン、設定によって異なり、当社が一律に保証するものではありません。個人向けChatGPT / Codexに、OpenAI API向けの保持・学習条件が当然に適用されるものではありません。

ユーザーがChatGPT側でGmailを別途接続する場合の取扱いは、本サービスによる議事録配信とは別です。広告リンクを開いた場合は、リンク先の事業者がアクセス・紹介元等の情報を取得する場合があります。外部サービスに送信された情報には、各提供者の条件が適用されます。

5. アクセス解析ツール

本サービスのウェブサイトでは、利用状況の分析のため、Google LLC が提供するアクセス解析ツール「Google アナリティクス」を使用しています。これに伴い、ユーザーの端末から Google LLC へ、閲覧したページの URL、参照元、ブラウザ・端末・OS の種類、Cookie に保存された識別子、利用イベントなどの情報が送信されます。当社は、解析イベントとして氏名、メールアドレス、会議本文、認証トークンを意図的に送信しません。認証・セッション維持等にもCookieを利用し、無効にすると一部の機能が利用できない場合があります。

送信された情報は Google のプライバシーポリシーに基づいて管理されます。計測を無効にしたい場合は、Google アナリティクス オプトアウト アドオンを利用できます。

Google プライバシーポリシーオプトアウト アドオン

6. Google ユーザーデータ

Google API から取得した情報の利用および他のアプリへの転送は、限定的使用に関する要件を含む Google API Services User Data Policy に準拠します。

Google API Services User Data Policy

7. データの保護、保存期間と削除

当社は、次の情報をセンシティブな情報として取り扱い、その機密性を保護するため、以下の技術的・組織的な措置を講じています。

• 会議の字幕、録音、議事録その他の生成結果
• Google Calendar から読み取った予定の件名・日時、および本サービスが作成した予定の情報
• Google アカウントの氏名、メールアドレス、プロフィール画像
• 外部サービスのアクセストークン・リフレッシュトークン

Gmail については送信の権限のみを使用します。メールの読み取りは行わず、当社が Gmail から情報を取得することはありません。送信するのは、本サービスが生成した議事録です。

• 通信の暗号化：ユーザーの端末、本拡張機能、Meetアドオン、当社のサーバおよび外部サービスとの間の通信は、すべて TLS で暗号化します。暗号化されていない経路で上記の情報を送受信することはありません。
• 保存時の暗号化：当社が保存する情報は、データベースおよびファイルストレージのいずれにおいても暗号化された状態で保存されます。サーバと保存先との間の通信は、公衆インターネットを経由しません。
• 認証情報の追加の暗号化：外部サービスのアクセストークンおよびリフレッシュトークンは、上記に加えて、保存する前に認証付き暗号で暗号化します。暗号鍵は保存先とは分離して管理します。
• アクセス制御：本番環境および保存されたデータへのアクセスは、業務上必要な担当者に限定し、権限を管理しています。保存先を一般に公開することはありません。
• 利用者ごとの分離：会議データはユーザーのアカウントに紐づけて保存し、認証を経たうえで当該データへの権限を持つ利用者にのみ提供します。

保存期間。取得した情報は、機能の提供、法令上の義務の履行、安全管理および紛争対応に必要な期間に限って保存し、その期間を過ぎたものは削除します。外部サービスの認証情報は、連携が有効なあいだ保存し、その更新と、利用する機能に必要な自動処理に使用します。同意・問い合わせ等の記録は、証明・対応に必要な範囲と期間に限って保持します。

削除。連携を解除すると、不要になった認証情報を当社の稼働システムから削除します。会議データおよびアカウントの削除は、support_kowro-agent@kowro.co.jpへの請求により行えます（第9節）。削除の請求を受けた場合、当社は必要な本人確認を行ったうえで、稼働システムから対象のデータを削除します。バックアップからの消去には、バックアップの更新周期に応じた時間を要する場合があります。

担当者による会議内容等の閲覧は、対象を示して承諾を得た問い合わせ対応、必要なセキュリティ・不正利用調査、法令上の対応等に限定します。Google API由来の情報には、担当者のアクセスについても限定的使用の要件を適用します。

インターネット上の通信や電子的な保存に完全な安全性を保証することはできませんが、不正アクセス、漏えい、改ざん、紛失などを防ぐため、継続的な改善に努めます。

8. 第三者提供

当社は、利用目的の達成に必要な業務を外部に委託することがあります。本人の同意、法令に基づく場合その他法令で認められる場合を除き、個人データを第三者に提供しません。国内の法令上の委託と、外国への提供は区別して扱います。

外国への提供については、委託を含め、必要な情報提供・同意取得、法令所定の基準に適合する体制の確認その他適用される手続を行います。相当措置を根拠に提供する場合は、継続的な実施を確保するために必要な措置を講じ、本人の求めに応じて法令に従い情報を提供します。

主な送信先と保護措置の案内は第4節に記載しています。提供者の所在国と保存・処理拠点は異なる場合があり、情報は国外でも取り扱われます。米国には分野別の連邦法・州法等があり、日本と同一の制度ではありません。制度の概要は個人情報保護委員会の米国制度の案内をご確認ください。提供先の保護措置は、アクセス管理、安全管理、本人の請求への対応等について各提供者の案内に記載されています。

9. ユーザーによる管理

ユーザーは本サービスの解除手続、外部サービスのアクセス権管理、または当社の窓口を通じて連携を解除できます。解除のみで保存済みの議事録が削除されるわけではありません。Gmail・ChatGPT等に保存されたコピーや、外部サービス側の認証の失効は、それぞれの提供者での手続が必要となる場合があります。

本人または正当な代理人は、アカウントの有無にかかわらず、自己の保有個人データについて利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止および第三者提供記録の開示等を窓口へ請求できます。アカウント削除も窓口で受け付けます。当社は必要な本人確認を行い、法令に従って対応します。対応しない場合は、その旨を通知し、理由の説明に努めます。

10. 本ポリシーの変更

法令、サービス内容または情報の取扱いの変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更は本サービス上その他適切な方法で通知します。新たな取扱いについて法令または適用される外部ポリシー上同意が必要な場合は、開始前に必要な情報を示して同意を取得します。

11. 運営者・お問い合わせ

運営者：株式会社KOWRO
所在地：〒106-6224 東京都港区六本木三丁目2番1号 住友不動産六本木グランドタワー24階
代表者：代表取締役CEO 原田 祐二

個人情報の取扱い・開示・削除等の窓口：support_kowro-agent@kowro.co.jp
その他のお問い合わせ：お問い合わせフォーム